Der Deutsche Bundestag hat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in seiner letzten Sitzung des Jahres am 16. Dezember 2022 beschlossen. Es wird nun voraussichtlich am 10. Februar 2023 im Bundesrat behandelt und – da es dort am 16. 09. 22 bereits einmal vorgelegen hat – von diesem wohl verabschiedet werden. Damit dürfte es spätestens Mitte Februar 2023 in Kraft treten.
Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen gegenüber dem Regierungsentwurf:
Bearbeitung von anonymen Meldungen
Während die Bearbeitung anonymer Meldungen im Regierungsentwurf nur empfohlen wurde, hatte der Regierungsentwurf eine (praxisfremde) Soll-Regelung enthalten. In der jetzt verabschiedeten Fassung des Gesetzes müssen anonyme Meldungen ab 01. Januar 2025 ermöglicht und auch bearbeitet werden. Das trägt dem Umstand Rechnung, dass eine Vielzahl von Hinweisen anonym abgegeben werden. Die Übergangsfrist wird mit dem Mehraufwand begründet, den Unternehmen haben, um sich technisch und/oder durch die Mandatierung einer Ombudsperson darauf vorzubereiten.
Bisherige „Schmalspurlösungen“ in Form von Briefkästen oder „Mailadressen“ dürften unseres Erachtens den Anforderungen nicht gerecht werden.
Konzernlösung wird bekräftigt
Für Konzerngesellschaften, die über keine eigenen Compliance-Strukturen verfügen, dürfen danach zentrale Stellen im Konzern die Aufgaben einer Meldestelle übernehmen. Damit dürfen jedoch keine Barrieren für Hinweisgeber entstehen. Daher ist unsere dringende Empfehlung darauf zu achten, dass die Informationen zur zentralen Meldestelle gut zugänglich und verständlich und in den notwendigen Sprachen erfolgen.
Die von einem Hinweis betroffene Konzerngesellschaft bleibt in der originären Verantwortung, dass dem Hinweis nachgegangen wird und eine angemessene Reaktion erfolgt. Dies kann durch eine kompetente Stelle im Konzern erfolgen.
Aufbewahrungs- und Löschungsfrist
Vor dem Hintergrund der regelmäßigen Verjährungsfrist von zivilrechtlichen Ansprüchen von drei Jahren wurde nun eine Aufbewahrungs- und Löschungsfrist, die ebenfalls drei Jahren beträgt beschlossen.
An dieser Stelle dürfen wir den Hinweis geben, dass wir als Ombudspersonen und Rechtsanwälte nach den Vorgaben der Bundesrechtsanwaltsordnung Unterlagen zu Hinweisen regelmäßig sechs Jahre aufbewahren.
Meldungen bevorzugt an interne Meldestellen
Ein Streitpunkt bei dem Gesetzentwurf war von Anfang an die Regelung, dass es Hinweisgebern freigestellt sein sollte, ob sie sich an eine interne oder externe Stelle wenden. Dabei bleibt es im Grundsatz auch, jedoch sollen die verpflichteten Arbeitgeber Anreize schaffen, dass Hinweisgeber vorrangig interne Stellen adressieren. Dafür werben wir seit Beginn der Diskussion und es liegt naturgemäß im ureigensten Interesse der Beschäftigungsgeber.
Gelingen kann das indessen nur, wenn Hinweisgeber darauf vertrauen dürfen, dass man sie ernst nimmt, ihren Hinweisen professionell nachgeht und ergebnisabhängig auch angemessene Reaktionen erfolgen. Eine gute Fehler- und Kommunikationskultur im Unternehmen wird dabei unterstellt.
Aber Vorsicht: Bei allem Werben um den internen Meldekanal darf die Möglichkeit einer externen Meldung nicht erschwert oder gar beschränkt werden.
Geldzahlung bei immateriellen Schäden
Repressalien gegenüber Hinweisgebern sind leider keine Seltenheit und können gravierende gesundheitliche Auswirkungen auf die Betroffenen haben. Mit einer neuen Schadensersatzvorschrift (§ 37 Abs. 1 S. 2 HinSchG) können sich geschädigte Hinweisgeber künftig auf eine eigene Schadensersatznorm berufen, die § 253 Abs. 1 BGB. Die vollständige Wiedergutmachung trägt Vorgaben der europäischen Whistleblower-Richtlinie Rechnung.
Weitere Informationen – speziell auch für Hinweisgeber – finden Sie auf unserer Webseite zum Thema:WWW.OMBUDSPERSON-FRANKFURT.DE
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